Top Digitalización

Digitalización de documentos - Escaneo OCR/ICR

La digitalización de documentos es el mejor aliado para tratar el papel en un proyecto de gestión electrónica de documentos.

Normalmente se conoce a la digitalización de documentos como un proceso por el que se traslada la información de un documento en papel a un entorno electrónico.

El servicio de digitalización de SERES está basado en la tecnología inteligente, puntera y en continua evolución de La Poste, servicio de correos de Francia, que es uno de los principales actores franceses en las áreas de reconocimiento de escritura y lectura de todo tipo de documentos (estructurados, semi-estructurados y no estructurados). Esta tecnología está siendo utilizada para el reconocimiento de las direcciones postales en su servicio de envío postal, la cual cubre, incluso, la escritura manuscrita.

El servicio le permite externalizar las tareas de digitalización (se olvida de las tareas de escaneo y supervisión), cubre todos los recursos técnicos necesarios para adecuarse a sus necesidades y volumen de documentos permitiendo despreocuparse del archivo de documentos en papel gracias a la centralización de la gestión y consulta en un entorno online con capacidad de acceso remoto e independientemente del formato origen del documento.

Le permite integrar la información en sus sistemas de gestión de forma no intrusiva y sin errores permitiendo que su departamento de contabilidad, compras, jurídico, etc. dedique más tiempo a tareas más productivas que la de mecanizar datos. De igual manera, mejora la calidad de la información y la reducción de incidencias relacionadas con los errores manuales.

El incremento del intercambio de documentos en formato PDF ha ampliado el uso de la digitalización también para aquellos casos en los que el documento recibido es un fichero. Para tratar la información contenida en estos documentos es necesario un proceso de digitalización, reconocimiento óptico de caracteres (OCR/ICR) y validación de la información por el supervisor del proceso.

El servicio de digitalización de SERES le permite entre otras cosas:

  • Reducir el espacio de los documentos almacenados en papel y trasladarlos a un entorno en la nube "e-ARCHIVO" que permita el acceso remoto (online).
  • Gestionar electrónicamente los documentos en papel, sin necesidad de que sus proveedores tengan que realizar adaptaciones o cambios.

Entre las funcionalidades más destacadas del servicio de digitalización de SERES están:

  • La creación automática de plantillas que facilitan la validación de datos y la reducción de errores.
  • La selección del encargado de validar los datos de un documento (ya sea Seres o la propia empresa).
  • La puesta en marcha de un servicio mixto que elimine la emisión de nuevos documentos en papel (ahorrando en costes de manipulación, franqueo, impresión y envío), pero permita la recepción del papel, integrándolos directamente en su ERP.
  • La posibilidad tanto de la modalidad in-house (instalada en su propia empresa) como de la modalidad cloud (servicio en la nube de acceso remoto).

Nuestro servicio de digitalización es un buen aliado para poner en marcha un proyecto global de facturas electrónicas ya que, por un lado, las facturas en papel serán tratadas por el sistema de digitalización, y, por otro se sumarán las facturas que ya vengan en formato electrónico. Un cambio para cubrir el 100% de las posibilidades.

Enlaces de interés

Reglas a tener en cuenta en un proyecto de digitalización de documentos

La gestión del papel ha sido tradicionalmente una fuente de problemas por la propia naturaleza física de los documentos. La importancia de conservarlos en el tiempo, su clasificación, catalogación, indexación o la facilidad de ser consultados son factores fundamentales que se han resuelto gracias a la archivística en un mundo donde imperaba el papel y lo electrónico era cosa del futuro.

La convivencia del papel con lo electrónico es el paradigma actual y aquí la aportación de la digitalización ha sido clave. Esta etapa de cambio implica un doble esfuerzo. Por un lado, tenemos que convivir con nuestros frenos internos a migrar del mundo físico al online y, por otro, con la rutina diaria de las entidades y personas con la que nos relacionamos y que, en la mayoría de los casos, suelen tener diferente interés y velocidad por hacer desaparecer el papel en su día a día. La digitalización permite solucionar parte del problema, pero no ofrece una eficiencia total. 

La digitalización es una herramienta que mejora procesos, que actúa como híbrido entre la gestión papel y lo electrónico; no nos referimos aquí al concepto de digitalización como modernización tecnológica, sino a la herramienta que facilita la gestión de documentos para su integración o simple almacenamiento en los sistemas informáticos.

¿Qué te permite? La digitalización consigue aportar “inteligencia” en procesos rutinarios, utilizando reglas que reducen errores. Pongamos el ejemplo de las matrículas en los coches, que son códigos alfanuméricos que contienen una información muy estandarizada. Una máquina que escanee ese objeto elimina la posibilidad del error humano. Pero el verdadero valor no se queda ahí, aparece si lo mezclamos con una base de datos de información que nos permitirá detectar si es robado o si está al corriente de pagos con la Administración.

Otro ejemplo son las cartas, donde se puede dar el caso, cada vez menos frecuente, de que la dirección vaya escrita a mano. El proceso comprobará que la información es correcta, completará campos ausentes o equivocados, y la clasificará de forma automática. Es un proceso que mejora cada día y evita contar con la supervisión de una persona (cuando sea necesario).

En el caso del escaneo de documentos antiguos, una única digitalización evitará tener que manipular el documento original, previniendo su deterioro y facilitando su consulta de forma remota y sin necesidad de poner en riesgo su integridad.

Pero no todos los casos son iguales. En un proceso de digitalización de documentos comerciales, donde la información contenida en ellos es variada, se deben valorar otras cuestiones:

Regla 1: Digitalizar puede implicar no eliminar el papel. Gestionar, consultar y manipular un archivo físico tiene muchas más implicaciones que las aparentes. Digitalizar esos documentos, al igual que el caso de los archivos antiguos, permite disponer de un archivo online de consulta inmediata y directa. 

Regla 2: La obtención de la información en el escaneo no es 100% fiable. Existe una gran variedad de documentos donde no sólo es necesario escanear su imagen sino que se requiere obtener la información que contiene dentro para su tratamiento informático. En la mayoría de los casos, los datos de cada pedido, albarán, factura, contrato, etc., se organizan al antojo del emisor. Esta simple realidad implica que para tratar un documento en papel de forma automática se necesite un proceso de reconocimiento de caracteres (OCR). Pero, ¿existen sistemas que aseguren que lo que aparece en la hoja es lo mismo que se procesa? Aunque cada vez son más inteligentes y aprenden de cada escaneo, es difícil asegurarlo, es por ello que estos procesos requieren emplear recursos humanos en su supervisión. Una variable que puede afectar significativamente a la rentabilidad del proyecto.

Regla 3: El pez que se muerde la cola. Vivimos en un mundo donde las nuevas tecnologías han reducido drásticamente el intercambio de documentos en papel. Pero seguimos teniendo la necesidad y la obligación de utilizarlos cada día. Digitalizarlos es una opción que nos permite su incorporación al flujo de documentos que recibimos de forma electrónica. Pero, ¿hasta cuándo es rentable soportar esta dualidad? Poner en marcha un proyecto de digitalización es algo que sólo depende de su propio entorno, por lo tanto es complicado responder. Sin embargo, muchos proyectos que empezaron a digitalizar pero continuaban recibiendo papel, fracasaron. La digitalización es muy útil para un documento estándar, un trámite determinado, concreto, depurado o rutinario; pero su uso puede saturar si no se da el salto al intercambio electrónico de información. Cuanto más crezca una empresa y más documentos se tramiten, más caro saldrá el proceso e irá perdiendo rentabilidad. El uso del servicio a largo plazo supone, por lo tanto, un coste de recursos -carga de trabajo continuada y necesidad de formación-, y un coste económico -necesidad de licencias, máquinas, coste por servicio externo, etc.-.

En definitiva, un proyecto de digitalización debe ser concebido como temporal, en el intercambio electrónico de documentos mercantiles la digitalización debe ser un servicio acotado, con fecha de inicio y de fin; paliativo, que permita optimizar la gestión del archivo físico trasladándolo a un entorno electrónico y eliminando sus barreras; y complementario, ya que debe ser parte de un proyecto de mayor envergadura que implique el fomento del uso del intercambio electrónico donde la información ya esté preparada para su integración en los sistemas informáticos.

La factura es un proyecto característico de digitalización y son muchas las posibilidades de llevarlo a cabo, como nos muestra este vídeo. La solución definitiva reside en sacar el máximo provecho de cada tecnología sin olvidar que el salto a la gestión íntegramente electrónica será el objetivo final.

¿Quiere ver nuestro servicio de digitalización de documentos en vivo? Solicite una demo online

Contacte con nosotros para conocer más detalles de nuestro servicio.